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疫情之下外贸企业操作指引

发布:商会秘书处  来源:中国外汇  时间:2020-03-11 08:41:08

       要点:疫情发生后,外贸企业需要基于商业合同,在供应、生产、交付等各个环节充分与合同订立方进行沟通并积极磋商,以减轻疫情等突发事件带来的商业风险。

       在世界卫生组织(World Health Organization,下文简称“WHO”)2020年1月31日宣布将新冠肺炎疫情列为“国际关注的突发公共卫生事件”(Public Health Emergency of International Concern,下文简称“PHEIC”)后,多个国家和地区相继宣布对中国实施暂时旅行限制或是暂时禁止进口来自中国的部分产品。中国各地也不得不采取包括延迟复工、控制人员流动等措施,来全面管控疫情。面对这一严峻形势,再加上疫情本身所带来的生产效率下降、旅游和消费受阻等因素,企业的日常经营普遍受到不同程度的冲击。而作为世界工厂,疫情也必然会影响到中国的出口贸易业务。鉴于目前疫情的发展情况,对陆续开工的外贸企业而言,物资供应能否满足正常生产需求,产品能否准时向境外客户交付,都是非常严峻的考验。面对如今特殊的局面,外贸企业需要综合考虑多种应对方案,并从不同角度研判相关方案的可行度和效果,权衡各方利弊,找到最优解,并预备合适的备选方案。

       确保上游供应

       目前,中国境内各地均出台了一系列的防疫措施,如建议从外地返回后自行隔离14天等,致使企业普遍不能按时开工。在这样的情况下,首当其冲的是企业上游供给能力的保障。一旦上游供应不稳,会直接影响下游的开工效率和生产能力。如果外贸企业能够确保自身的上游供应不出问题从而维持正常生产,就会大大提升自身的竞争力,也会给境外客户以信心。一是要充分了解并掌握供应商的供应能力,以确保正常生产不受影响,使现有外贸合同能够正常履行。对此,企业可以和供应商一起从以下角度对供应能力做出精细化评估和规划。首先,根据产品特点进行供应量审核,且审核要具体到日或周的水平,审核的频率要相较平时适当增加,尽可能实现对供应水平的实时监控。其次,对供应中的运输管理也需进行核实,经权衡确定运输义务由对方负责还是企业直接负责。再者,要尽可能建立供应商备选方案并确保其稳定性;如果企业有备选供应商,则还应对备选供应商的供应能力有很好的掌握和评估。二是在审核供应商的供给能力时,企业需要对第二级供应情况做好预判,即对供应商的供应商的供给能力是否正常做出预判,否则也无法确保上游的供应。以作为此次预防病毒感染的重要物资的口罩为例。如果其第一级供应能力即口罩生产商的生产能力没有受到延迟开工等的影响,生产员工和生产设备也都有保障,但其第二级供应,即生产口罩的原材料聚丙烯无纺布的生产供应出现了问题,则口罩的供应量同样会受到影响。所以,在当前形势下,在确认供应稳定性方面,对第二级供应情况也需要重点加以关注,提前做出预判,并将其纳入与供应商的供应规划审核中,确保供给侧的信息清晰透明。这有助于外贸企业对自身供给情况有更清晰的认识。

       调整生产计划

       在现代国际供应链管理中,许多企业已实行可视化的管理方法。如对产品生产制定生产计划(Production Plan or Demand Supply Plan)。一般来说,生产计划是根据产品的生产周期设置的,供应链部门负责人员每周都会审视生产进度。在正常情况下,生产计划一般在前三个月以周为单位安排,后9个月以月为单位安排,并每周对生产计划循环审视。而在目前形势下,外贸企业尤为需要关注生产计划的监控和动态调整,以确保现有外贸订单的正常执行,以便在现阶段新外贸订单增量不足的情况下,尽可能维持原有订单。在上游供应不确定的情况下,建议企业适当增加对生产计划的监控,实施及时的动态调整,如每天审视生产情况并预估之后的产能。另外,企业也可以考虑增加班次来提高生产能力。目前,部分企业采取的相互借调员工、安排志愿者夜间加班、增加生产班次等保证生产能力的临时措施,值得借鉴。

       磋商履约和交付事项

       面对疫情,在合同履行中,外贸企业需要和外商进行坦诚沟通。合同双方需要共同面对疫情,采取积极态度妥善处理出现的问题,将各种不利影响降到最低。交付的约定往往是所有问题的核心。通常来说,外贸企业应当根据合同中约定的条件和方式交付货物。但从商业角度来说,实际的交付可能需要通盘考虑多个方面,包括目前市场处于买方市场还是卖方市场、客户对于延期交付的承受度、企业交付的变动和稳定性(这和企业的生产周期和供应链变化情况相关)、资金流的稳定等,并不只是简单地依约执行。而在此次疫情的特殊情况下,交易双方需要根据实际受影响程度明确目前情况对交付的影响,如是否会导致交付不能,或是交付延迟;该等情形是否已达成不可抗力条件,是否需要变更交付条款等。这些问题均需要合同双方在清楚了解合同内容以及适用的合同准据法的前提下,进行有理有据的讨论,在争取最优解决方案的同时,维护自己的权益。近期,由贸促会出具与不可抗力相关的事实性证明用以减免疫情下企业的违约责任,进而减少疫情带来的损失,受到充分关注。但不可抗力证明并非万能药,在实践中有以下几点需要注意。首先,从目前贸促会出具的疫情不可抗力证明的内容来看,其核心在于证明疫情发生情况下的一系列客观事实,如延期复工等。不可抗力的主张是否会被接受,必须结合合同的具体内容。如:结合合同标的、交付期限、交付方式、适用法律等综合判断,证明所述客观事实足以影响合同的履行,否则外商可能并不会接受。特别需要提醒的是,在涉及能源类大宗货物的国际货物买卖合同中,往往设有照付不议条款(Take-or-Pay Clause),要求买方在采购量未达到照付不议量时,需无条件及不可撤销地按照付不议量支付货款。因疫情或其他原因造成的市场和供需波动为由,要求免除或暂缓付款义务,在此类合同中往往不会被接受。其次,基于贸促会不可抗力证明所列明的客观事实,其实际产生的法律后果,根据不同的准据法,在不同的争议解决机构处理下可能会有不同的认识。在普通法系下,与不可抗力近似的概念是“合同受挫”(Frustration)或“履行不能”(Impracticability of Performance),但相比于中国《合同法》中的不可抗力定义,两者的适用情形、可能产生的法律后果并不完全相同。例如,根据《美国统一商法典》第2-615条第(c)项的规定,卖方若因意外事件的发生而难以履行合同,则其负有及时通知买方迟延交付或无法交付的义务;《美国第二次合同法重述》第270条第2款中则规定,意外事件发生时,如另一方在合理期间内保证自己将履行全部合同义务,请求免责的一方则应尽其所能履行其所能履行的义务。尤其是在履行不能的判定上,普通法系下需要评估客观事件所造成的履行不能是否具有实质性影响,否则并不能当然导致合同解除的后果。换言之,企业在阐述因突发疫情无法履行合同时,需提供充分的证明和严谨的法律支持。在国际贸易合同中,往往约定的准据法为普通法系的法律,约定的争议解决机构也往往是境外的仲裁机构和法院。在这种情况下,就疫情引发的合同履行争议,外贸企业需要慎重对待。在买卖交易中,若因意外事件的发生而难以履行合同,则其负有及时通知买方迟延交付或无法交付的义务。因此,坦诚和及时的沟通非常重要。这不仅是外贸企业争取合同履行的机会,也是法律上避免和减轻可能存在的违约风险的重要途径。此外,在一些重大外贸项目中,如果订单涉及交付产品类型较多,项目管理部门可以考虑调整交付顺序。在部分货物交付延误时,与客户协调先交付其他物项和服务,并实时更新受影响货物的情况。这也可以帮助客户控制潜在影响和减少损失。

       关注支付问题

       在国际贸易中,在交付可能被延迟的情况下,支付也会经常被连带影响。目前,已有中国企业援引不可抗力提出延迟履行支付义务的要求,但被外国企业驳回。企业需要审慎评估相关条款,只有明确了这些内容背后所隐含的实质法律权利义务,才能制定出比较切实的解决方案。建议在和国外客户沟通时,结合已经签署合同的条款和履约能力,一并探讨调整方案。同时,对外汇管理方面的合规要求也需要重视。在货物贸易外汇管理中,超过规定期限的预收/付货款和延期收/付货款,是贸易信贷的重要监测项目。根据《货物贸易外汇管理指引》及《货物贸易外汇管理指引实施细则》的有关规定,相关企业均有义务通过货物贸易外汇监测系统向外汇局报送上述相关信息。2020年2月1日,包括外汇局在内的多部门联合发布了《关于进一步强化金融支持防控新型冠状病毒感染肺炎疫情的通知》(银发〔2020〕29号),其中第四部分提出“建立‘绿色通道’, 切实提高外汇及跨境人民币业务办理效率”。在收付汇等环节遇到问题的企业,可以咨询当地外汇管理部门,以获得相应建议和支持。

       预留运输时间

       运输义务一般是在外贸合同中预先约定的,而在目前受疫情影响的情况下,无论合同哪一方负责交付的国际运输,都不得不面对运输周期可能变长的风险。特别是在WHO确定新冠肺炎疫情构成PHEIC后,一些国家先后加强了对来自中国进口货物的检疫检查,取消飞机航班和船运航次,这些都会拉长物流在途时间,增加物流运输的不确定性。以美国为例。美国疾病预防和控制中心下属的全球移民检疫部为美国卫生检疫的主要负责部门,有权采取多种公共健康预防措施,包括:要求船只进行到港前的传染病情况通报,船只到港后对人员和货物进行卫生检疫和隔离,进行灭鼠、灭蚊并出具相应灭鼠、灭蚊证书等。所以在国际运输方面,企业一定要提前关注航班和航次的变化,并提前准备好卫生检疫所需要的手续。(来源|《中国外汇》2020年第5期 作者|王峰 金杜律师事务所)

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